NPO Start
Overzicht

Tips & tricks voor het hosten van een brainstorm op afstand

Vanwege de Coronacrisis is remote werken plotseling van urgent belang geworden. Online vergaderen via tools als Microsoft Teams is tot daar aan toe, maar hoe ga je om met het faciliteren van een complete workshop waarbij alle participanten gewoon thuis zitten? NPO Innovatie heeft de proef op de som genomen en organiseerde een brainstorm via de tool Miro.

Aan deze proef-workshop deden vier participanten en één facilitator mee. Naast Miro werd gebruikgemaakt van een video conferencing tool voor de (belangrijke) non-verbale communicatie. Vooraf had de facilitator enige research gedaan naar het opzetten van remote workshops. Uit die research in combinatie met de ervaringen kwamen de volgende learnings voort.
Algemeen
De belangrijkste tools die worden gebruikt voor het op afstand houden van ideations, designsprints, agile- of scrumsessies zijn Miro en Mural. Beide zijn tools die wel een beperkte gratis versie hebben, maar waar je licenties voor nodig hebt om de belangrijkste functionaliteiten te kunnen gebruiken.
Zoek dus eerst uit welke je wil gebruiken en of er voldoende licenties zijn. Zorg dat je de online aanwezige instructievideo’s goed bekijkt en slim bent met het gebruik van de tool zodat je anderen kunt helpen als ze gedurende de workshop vastlopen.

Voorbereiding
Als je een workshop wil voorbereiden begin dan minimaal een week van tevoren. Belangrijk is dat je de participanten van tevoren heel goed ingelicht hebt over wat er gaat komen. We raden je aan een prepmail te sturen naar iedereen die meedoet, waarin je ook ‘huiswerk’ meegeeft. Laat de participanten bijvoorbeeld wat how to video’s bekijken en laat hen wat features testen, zoals het aanmaken van geeltjes of tekstvakken (een sjabloon voor een voorbeeld van een prepmail kan je hier vinden).

Voor de facilitator is het verder belangrijk dat de gehele sessie zorgvuldig is voorbereid. Natuurlijk, dit geldt voor alle gestructureerde sessies, maar als er remote wordt gewerkt is het zo mogelijk nog belangrijker dat mensen precies weten waar ze aan toe zijn. Zorg dat je je agenda goed getimed hebt, gebruik zoveel mogelijk de timer-app in Miro, die voor iedereen zichtbaar is. Maak je sessies niet te lang. Anderhalf uur is al best wel lang voor één remote sessie.

Zorg tevens dat je Miro van tevoren goed inricht. Let er op dat alle benodigde informatie ook in Miro aanwezig is. Dus kopieer benodigde stukken, presentatiesheets en schema’s naar Miro en zet je agenda in Miro. Maak gebruik van frames om met de presentatiefunctionaliteit van Miro snel
door de schermen heen te kunnen lopen. Miro maakt gebruik van een ‘infinite canvas’, dus het scherm kan zo groot zijn als je maar wil. Onze ervaring was echter dat je je gebruikte canvas ook weer niet té groot moet maken, omdat mensen dan het overzicht kunnen kwijtraken. Dus wees volledig, maar compact.



Als je een brainstorm of ideation organiseert, dan wil je misschien dat mensen ook opdrachten zelf kunnen doen zonder eerst naar anderen te kijken. Dat kun je oplossen door hen een eigen canvas te geven waar je alvast hun naam in schrijft. Hier kunnen ze bijvoorbeeld een braindump doen van ideeën in virtuele geeltjes. Zet de timer op de braindump en geef mensen niet teveel tijd.

Als een facilitator een workshop start dan is het handig om iedereen, naast Miro, ook in te laten loggen in een video conferencing tool, zoals Teams. Het is belangrijk dat iedereen elkaar even ziet. De facilitator kan zich voorstellen, evenals de decider. De facilitator (die zelf niet meedoet, dat is verwarrend) vraagt toestemming van de rest om de sessie vorm te geven.

Icebreaker
Workshops – zeker creatieve workshops – werken beter als mensen zich op hun gemak voelen. Probeer iedereen even te laten lachen in het begin om die ontspanning te realiseren. Dat kan door middel van een zogenaamde icebreaker. Laat iedereen bijvoorbeeld op een geeltje schrijven wat zijn favoriete voedsel is. Of een foto maken van iets op zijn bureau en dat op het canvas plakken. Of een willekeurige andere, niet-werkgerelateerde persoonlijke vraag. Het is belangrijk dat iedereen hieraan meedoet, zodat iedereen ‘ingecheckt’ is.

Introductie
Voor een workshop is het nodig dat de facilitator of iemand anders even een aftrap doet. Dat kun je bijvoorbeeld doen door de presentatiefunctionaliteit van Miro te gebruiken. Dit hoeft niet in Miro: wij
hebben het gewoon in onze video conferencing tool gedaan doordat de facilitator zijn scherm deelde waarop hij Miro had staan met alle informatie. Als met de groep plenair een vraagstelling moet worden vastgesteld, dan kan dat doordat de facilitatir live notities schrijft op het Miro canvas. 

Brainstormen
De meeste vormen van ideation zijn tegenwoordig individueel. Dit kan de facilitator stimuleren door iedereen een braindump te laten doen op zijn eigen frame en zoveel mogelijk geeltjes vol te schrijven. Ervaring is dat mensen heel veel verschillende grootten geeltjes maken en ook verschillende lettertypes gebruiken. Dat is het nadeel van een digitaal systeem als Miro, het kent niet de natuurlijke beperkingen van papier. Maak hier afspraken over! Alleen al omdat je niet hele epistels wil hebben
op je geeltjes, daar is geen tijd voor. Verder zijn er afhankelijk van je aanpak natuurlijk meerdere
brainstormtechnieken die je kunt toepassen, ook om bijvoorbeeld varianten te maken (bijv. Crazy 8, problem reversal). Zorg dat je zoveel mogelijk de timer van Miro gebruikt.

Clusteren en selecteren
Wanneer er selectie van ideeën moet plaatsvinden kan de facilitator de mensen vragen de geeltjes met hun beste ideeën te verplaatsen naar een centrale plek. Belangrijk is om ze dan eerst te clusteren. Mensen kunnen dat zelf doen, of de facilitator doet dat. Men kan - net als in een real life
sprint - geeltjes van iedereen verschuiven en niet alleen die van jezelf. Als dat niet meteen duidelijk is kan de facilitator dat even aangeven. De verschillende categorieën die ontstaan kunnen in het board boven de clusters van geeltjes worden geschreven.

Voor het stemmen op de beste ideeën heeft Miro een goede stem-tool. Deze geeft iedere deelnemer een van te voren te bepalen aantal ‘stickers’ en een beperkte tijd om te stemmen. Aan het einde telt deze tool alle stemmen op en geeft voor iedereen de beste ideeën in rangorde weer. Gek genoeg vonden wij deze vorm van stemmen zelfs beter dan op papier, want je kunt tijdens het stemproces andermans stemmen niet zien (bij een ‘echte’ sprint is dat wel zo wat je keuze kan beïnvloeden).

Uiteindelijk zal ook hier de decider de definitieve keuze maken. Wat helpt is dat de facilitator de winnende geeltjes even naar een ander deel van het canvas verplaatst zodat de decider een goed overzicht heeft. Uiteindelijk kan hij zijn keuze verbaal maken via de video-conferencing software en de
facilitator kan het winnende geeltje apart zetten. Vervolgens kan weer centraal bepaald worden wat nu de next steps moeten zijn. Ook dit kan door de facilitator allemaal genoteerd worden in Miro.

Evaluatie en afronding
Vergeet nooit te evalueren! Er kunnen standaard evaluatieschema’s (wat ging goed, wat kan beter etc.) in Miro worden gezet, waarop iedereen zijn geeltjes kan plakken. Aangezien het bord geheel bewaard blijft, kan dit later worden teruggezocht. Er zijn geen gruizige foto’s van borden met geeltjes nodig.

Conclusie
Remote brainstorming met behulp van videoconferencing en een tool als Miro is goed mogelijk en levert een complete documentatie. Het is wel belangrijk dat de sessies goed worden voorbereid (daar staat of valt je sessie mee) en strak worden geleid, want juist op afstand raken mensen snel de draad kwijt.
Do’s en Don’ts van remote brainstorming

Do's 
  1. Gebruik een goede, visuele samenwerkingstool (bijv. Miro) en parallel daaraan een video conferencing tool (bijv. Microsoft Teams).

  2. Zelfs nog meer dan in het echte leven is het noodzakelijk om duidelijke rollen aan te wijzen van facilitator en decider. Zorg dat de facilitator (die zelf niet meedoet) van iedereen toestemming krijgt de sessie te leiden.

  3. Bereid je sessie goed (digitaal) voor! Zet alles klaar in je visuele tool en stuur de deelnemers ruim van tevoren een prep-mail met instructies en eventueel huiswerk.

  4. Zorg voor een check-in en een goede sfeer, juist omdat gezamenlijk brainstormen op afstand een beetje vreemd aanvoelt. Je kunt daar een digitale (en eventueel visuele) ice breaker voor gebruiken.

  5. Bied structuur gedurende de sessie via ingebouwde timer- en stemtools van je visuele samenwerkingstool.
Don'ts
  1. Maak je sessies niet te lang (max. 1,5 uur). Op afstand brainstormen is intensief en extra vermoeiend.
  2. Maak je online canvas niet te groot, dan raken mensen het overzicht kwijt.

  3. Maak je digitale geeltjes niet te groot en gebruik geen te klein lettertype: bij te veel tekst raken mensen het overzicht kwijt.

  4. Laat geen mensen toe aan de sessie die niet al geoefend hebben met de visuele tool.

  5. Geef mensen niet te veel tijd per brainstorm opdracht (max 5 minuten) anders raken ze ‘verloren’.


 

Datum publicatie: 13 april 2020